Que ce soit à la maison ou au bureau, les journées passent, mais ne se ressemblent pas. De multiples imprévus, courriels, projets ou actions à prendre déferlent et viennent engorger notre esprit et notre horaire de travail . Afin d’éviter des oublis, encouragez vos équipes à terminer leur journée en effectuant une liste de tâches à faire au lendemain. Ceci leur permettra de se libérer l’esprit et d’éviter la surcharge d’informations reliées au travail. Ce n’est pas parce que l’on travaille de la maison que la gestion du temps et des tâches n’est pas de mise !
Google Tâche, un outil de travail disponible gratuitement dans l’environnement G Suite est accessible sans même quitter la boîte Gmail. Il est possible d’y associer un courriel auquel vous devez répondre. Ainsi, vous pourrez sélectionner une heure de rappel, activer la récurrence de cette tâche, et même y ajouter des sous-tâches. Les tâches ajoutées depuis Gmail se retrouveront également dans votre Google Agenda. Une fois la tâche terminée, il suffit de cliquer sur l’option ‘’Marquer comme terminée” pour qu’elle se raye de l’agenda. Vos employés peuvent maintenant dormir l’esprit tranquille.
L’aspect humain du contexte actuel est malheureusement quelques fois mis en second plan. Parfois, il suffit d’une mauvaise perception d’une annonce, d’un courriel envoyé par la compagnie ou d’un état d’anxiété lié au nouveau mode vie des employés pour créer une perte de motivation et un stress relié à l’emploi. Étant à distance ou en présence réduite, il devient difficile de percevoir si un tel état d’esprit est ressenti parmi vos employés. Le fait de ne plus se côtoyer chaque jour , de percevoir un air absent dans la cafétéria fait manquer bien des occasions de rétablir les faits et rassurer les employés.
L’option ‘’créneaux de rendez-vous’’ de l’agenda Google permet d’offrir une plage de temps indiquant votre disponibilité à rencontrer les employés pendant cette période. Laissez leur savoir que vous avez du temps à leur consacrer et que malgré la distance, ils ont tout de même une oreille pour écouter et répondre à leurs questions. Par exemple, les responsables des ressources humaines peuvent inviter les employés à réserver du temps pendant les heures de bureau chaque semaine.
La formation des employés à distance est un sujet qui a été placée sous les projecteurs en réponse à la crise sanitaire. Le manque d’accès à l’information et la supervision en présentiel sont devenu un défi de taille. Un grand nombre d’entreprises ont été contraintes d’adopter un modèle de formation à distance, mais sans presque aucune préparation ni délai. De quelle façon peut-on se former à distance sans avoir à créer de la documentation ou passer des heures en vidéoconférence mobilisant une autre ressource ?
Un outil peu connu mit à la disposition des usagers G suite existe et apporte beaucoup d’autonomie aux nouveaux usagers. Que ce soit des guides d’utilisation, des aides-mémoire ou encore des conseils pour optimiser l’application, de multiples supports visuels sont disponibles gratuitement via l’application. Bien que cette fonction soit générique et ne couvre pas les processus d’entreprise, ce dernier sera en mesure d’avoir accès à du matériel de support et d’aide pour chaque application G suite (Ex: Gmail – Drive – Agenda) Il suffit de cliquer sur le point d’interrogation (haut de l’écran à droite) et choisir ‘’Formation’’ afin de pouvoir profiter des astuces proposées.
