Les leçons apprises à la suite de la première vague de pandémie ont permis à plusieurs employeurs d’accommoder le télétravail lors de cette seconde vague. Cependant, plusieurs organisations font face à d’autres types de défis tels qu’un réseau internet instable à la maison, des problèmes de communications dû à l’éloignement, l’utilisation d’appareils personnels pour le travail, l’ajout d’extensions malveillantes ou non autorisées sur les appareils…. Investir dans les meilleurs outils est important, mais encore faut-il inculquer comment bien les utiliser et améliorer les processus, même à distance.

Parmi les avantages des outils Cloud, on retrouve la rapidité de déploiement, l’agilité et l’évolutivité par rapport aux traditionnels parcs informatiques, mais qu’advient-il des usagers ? Leur expérience, est-elle plaisante et sans stress ?

Voici quelques astuces pour aider vos employés à travailler efficacement à distance tout en protégeant vos données stockées dans le Cloud.

Améliorez l’expérience de vidéoconférence.

Parmi tous les outils de la suite Workspace, Google Meet a sans doute été l’une des applications les plus appréciées, et Google ne cesse d’améliorer ses fonctionnalités afin d’augmenter la qualité de l’expérience. Malgré tout, puisque nous sommes nombreux à avoir adopté le télétravail, il est difficile de pouvoir contrôler le réseau de tous et chacun. 

Voici donc quelques conseils afin de vous aider à améliorer l’expérience de vidéoconférence:
– Évitez tout dérangement lors d’appels vidéos et activez le filtre de son ambiant.
– Joignez vous par téléphone pour le son lorsque l’internet est faible.
– Réduisez la bande passante requise pour la vidéoconférence et la quantité de ressources du processeur de votre ordinateur en diminuant la qualité de la résolution.

Récupérez les données supprimées par erreur. 

Les applications cloud offrent un énorme avantage par rapport à celles qui nécessitent une installation locale, dont la possibilité de récupérer les données supprimées par inadvertance. Puisque la corbeille supprime de façon définitive les données du Disque dans les 30 jours suivants la mise du fichier dans la corbeille, il peut être paniquant pour l’utilisateur de réaliser qu’il a en fait supprimé le mauvais fichier.

Sachez que votre administrateur de la console a le pouvoir de restaurer ces données pour un maximum de 25 jours suivant la suppression. En effet, celles-ci demeurent dans le nuage pendant ce laps de temps et ne sont pas totalement effacées de votre environnement. De quoi éviter plusieurs heures de travail à refaire !

Assurez une coupure entre vie professionnelle et personnelle en faisant connaître vos heures de travail.

En mode télétravail, plusieurs d’entre nous ont de la difficulté à faire une coupure entre la vie professionnelle et personnelle puisque notre bureau est à la maison. Il est important de trouver cet équilibre et Google agenda peut vous aider dans cette mission ! Évitez de recevoir des invitations à des événements en dehors de vos heures régulières. Pour ce faire, nous vous recommandons de configurer les heures de travail dans les paramètres de l’agenda. Si une personne vous invite en dehors de ces heures, elle sera notifiée qu’il est probable que vous ne répondiez pas. 

Garantissez la sécurité de vos données. 

Peu importe la taille de votre entreprise, nous avons tous les mêmes inquiétudes concernant la sécurité des données. Les cybercrimes peuvent anéantir en un seul clic plusieurs années de dur travail investis à faire prospérer votre compagnie. Le stockage des données de votre environnement Google Workspace vous garantit plusieurs niveaux de sécurité tels que l’authentification de l’usager, les contrôles d’accès au compte et l’encryption des données. 

Tous les moyens sont utilisés afin de protéger votre environnement et vos données. En voici quelques exemples:
– Instaurez la validation à deux étapes sur les comptes ayant des données sensibles.
– Créez des filtres anti pourriels de Gmail.

Travaillez sereinement même en cas de perte du réseau internet.

Le fait d’utiliser les applications nuagiques de Google Workspace permet un avantage de taille, soit la possibilité d’utiliser n’importe quel appareil, de n’importe où. Il vous est même possible d’activer la disponibilité de Gmail ou de vos fichiers en mode ‘’hors connexion’’ afin de pouvoir continuer à travailler sans aucun réseau internet. Une fois que vous aurez accès à Internet de nouveau, la synchronisation se fera automatiquement sans aucune perte de données.