Simplifier les demandes de congé avec G Suite

Ce cas met en lumière une problématique liée à un lourd processus de demande de congé. Cet exemple est tiré d’un organisme public qui a su utiliser G Suite à bon escient afin de simplifier la démarche pour ainsi offrir une meilleure expérience à l’ensemble des utilisateurs.

Avant

Dans cette administration, la procédure de demande de congés payés était manuelle. Les collaborateurs remplissaient un formulaire papier et le soumettaient à leurs responsables pour approbation. Les responsables examinaient et approuvaient les demandes, puis transféraient les documents papier au service des ressources humaines, qui enregistrait ensuite les demandes approuvées dans leur système. Ce processus était fastidieux, et les demandes papier se perdaient souvent en cours de route, ce qui entraînait des retards.

Après

Ces administrations ont mis à jour leur processus de demandes de congé via Google SitesFormset Google Script. Désormais, les collaborateurs accèdent à un site personnalisé et remplissent un formulaire de demande de congé. Le système génère alors un e-mail, qui est envoyé au responsable à des fins d’approbation, puis transmis au service des ressources humaines. Une fois la demande approuvée, le congé est ajouté à un agenda partagé créé via Google Agenda.

Impact

  • Le processus simplifié fait gagner du temps aux responsables et aux chargés de ressources humaines.
  • L’utilisation de papier est réduite, de même que le nombre d’erreurs de traitement.
  • La liste centralisée des congés du service aide les responsables à veiller au bon fonctionnement du service tout en gérant les demandes de congés des collaborateurs.

COMMENT ÇA MARCHE?

La première étape – Simplifier l’approbation des congés et des notifications

Les collaborateurs remplissent une demande de congé Google Forms. Leur responsable est averti par e-mail de la demande. Lorsqu’il clique sur le lien contenu dans l’e-mail, il est redirigé vers une feuille de calcul Sheets où il peut approuver ou refuser la demande. Cette action est notifiée au collaborateur et au service des ressources humaines.

Avantages

  • Réduisez le délai de traitement, d’approbation et de notification des parties concernées.
  • Augmentez la visibilité des demandes de congé avec un affichage unique.
  • Gardez une trace électronique de toutes les demandes.
Cliquer sur l’image pour le formulaire Google

La deuxième étape – Automatiser le processus avec Google Script

Grâce à Google Script, vous pouvez automatiser le processus, afin de permettre aux responsables d’approuver ou de rejeter une demande de congé en cliquant sur un lien inséré dans l’e-mail de notification correspondant. Par ailleurs, un événement Google Agenda est automatiquement créé dans l’agenda des congés inclus dans les agendas des collaborateurs et des responsables.

Avantages

  • Accélérez et simplifiez le processus d’approbation.
  • Optez pour un processus plus simple, grâce à des événements d’agenda automatiques et des notifications plus transparentes.
Cliquer sur l’image pour un exemple de script et de procédure

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