Ce cas met en lumière une problématique liée à un lourd processus de demande de congé. Cet exemple est tiré d’un organisme public qui a su utiliser Workspace à bon escient afin de simplifier la démarche pour ainsi offrir une meilleure expérience à l’ensemble des utilisateurs.
Dans cette administration, la procédure de demande de congés payés était manuelle. Les collaborateurs remplissaient un formulaire papier et le soumettaient à leurs responsables pour approbation. Les responsables examinaient et approuvaient les demandes, puis transféraient les documents papier au service des ressources humaines, qui enregistrait ensuite les demandes approuvées dans leur système. Ce processus était fastidieux, et les demandes papier se perdaient souvent en cours de route, ce qui entraînait des retards.
Ces administrations ont mis à jour leur processus de demandes de congé via Google Sites, Forms et Google Script. Désormais, les collaborateurs accèdent à un site personnalisé et remplissent un formulaire de demande de congé. Le système génère alors un e-mail, qui est envoyé au responsable à des fins d’approbation, puis transmis au service des ressources humaines. Une fois la demande approuvée, le congé est ajouté à un agenda partagé créé via Google Agenda. Une partie de la démarche peut même être automatisée avec Zapier.
Les collaborateurs remplissent une demande de congé Google Forms. Leur responsable est averti par e-mail de la demande. Lorsqu’il clique sur le lien contenu dans l’e-mail, il est redirigé vers une feuille de calcul Sheets où il peut approuver ou refuser la demande. Cette action est notifiée au collaborateur et au service des ressources humaines.
Grâce à Google Script, vous pouvez automatiser le processus, afin de permettre aux responsables d’approuver ou de rejeter une demande de congé en cliquant sur un lien inséré dans l’e-mail de notification correspondant. Par ailleurs, un événement Google Agenda est automatiquement créé dans l’agenda des congés inclus dans les agendas des collaborateurs et des responsables.
